稟議書（その1）

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稟議書（りんぎしょ）という書類がについて調べてみました。
会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思います。
一応、稟議書が何かと言うところからご説明します。
稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もあるようですが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出する文書です。
簡単にいうと、例えば

１．会社の経費を利用して購入したい物があるとき
２．あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合

などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。
つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺い、というわけです。
ここで問題になるのは、稟議書の書式です。
当然自分の上司に提出するわけですから、きちんとした書式で書きたいところです。
しかし、それを想定してのことと思いますが、稟議書の場合、特定の書式フォームを設けている会社も多いようです。
ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはないでしょう。
念のために、明記すべき事項について説明します。
稟議書には、

１．件名
２．理由
３．目的
４．予算

などの項目を簡潔に書くようにします。
決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備したするようにします。
例えば、

１．詳しい比較検討書
２．参考となる技術資料
３．また実行計画書
４．概算見積書
５．物品の購入に関する場合はカタログなど

これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。
稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。
というのも、多忙な経営者の時間を節約することができるからです。
長くともＡ４用紙で２～３枚程度に収め、起案内容の補足説明部分として添付書類を参照してもらう、という方法が一番よいようです。