送付状

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ビジネスで何かの資料などの書類を郵送・宅配したりする場合には、必ず送付状を添付します。
この送付状には決まった書式というものはありませんが、いろいろな取引先から送られてくくるものを日常的に見ていても、それほど違いはありません。
かつては、複写紙が使われていて、正を控えにとておき、2枚目或いは3枚等の複写されたものを送付する書類に添付する場合が多かったのではないかと思います。

しかし、最近ではワープロソフトやレーザープリンターが普及したこともあって、殆どの送付状がプリンタで出力されたものになってきました。
送付状をワープロソフトで作成すれば、必要なときに作成すればすみますので、大量に印刷してストックしておく必要もありません。

ワープロソフトで送付状を作成する場合は同じものを2枚プリンタで出力して、1枚を控え、1枚を送付状として使用すればよいでしょう。
私は控えはPDFファイルにして保存しています。
これならかさばるということもありませんし、必要であればすぐに確認することができるからです。

送付状に記載する内容は、

・簡単な書類送付の案内文章（ほぼ定型文です）
・宛先
・差出人の情報（郵便番号、住所、名称、電話番号、FAX番号など）
・場合によっては担当部署、担当者やメールアドレスなどなども記載することがあるかもしれません。
・送付する書類などの明細と部数

などです。

【送付状のサンプル】

【サンプルのダウンロード】
・PDFはこちら
・Word用はこちら