ビジネス文書テンプレート・書式

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このサイトでは、私がネットで調べたことや、私自身の経験を元に、主にビジネスで使用する書式について書いてみたいと思います。
できれば、単なる書式についての解説だけではなく実際の記入例もご紹介できればと思っていますが、何しろ仕事や日々の雑事の合間を縫って更新して行くことになりますから、更新の頻度はともかくとして、内容はどこまで充実させることができるやら……自身はありませんが、がんばってみたいと思います。

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仕事や日常の生活の中で、いろんな書式を使用する機会があります。
そんな書式の中でも、書くときに必要な知識がないとその効果が発揮できなかったり、相手に不快感を与えたり、場合によっては法的に効果がない、などの結果を招く書式もあります。
そこで、このカテゴリーでは日常の生活の中で書く機会があると思われる、いろいろな書式について、書くときに注意すべき点や具体的名か書き方について、ネットで調べたことをまとめてみます。

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就職や転職の際には履歴書が必要となりますよね。
この履歴書は、自分をまず最初にアピールするための重要な書類になりますから、いい加減に書くべきではありません。
履歴書で企業の第一印象は良くも悪くもなる可能性があるからです。
そこで、履歴書作成における注意点やポイントを調べてみたので、まとめてみましょう。

１．字の苦手な人でも極力手書きで書きましょう。
パソコン等で書いた履歴書も増えて（逆にパソコンで作成した履歴書を好む企業もあります）いますが、下手でも丁寧に書いた字の方が採用担当者も好感が持てるようですよ。
パソコンで履歴書を作った場合でも、手書きを求める企業もあるので用意しておく方がいいでしょう。

２．小さい字は見辛いし、頼りない印象になるので、見やすい大き目の字を心がけます。

３．誤字脱字は厳禁です。
間違えた場合は消して書き直したりしないで、新しい履歴書を書きます。

４．写真も第一印象として大事なものですから、写真屋で撮ってもらう方がいいです。
画質もよく、その分印象もよくなります。
撮影では明るい顔を心がけ、服装は濃い色のスーツを着るのがよいでしょう。

５．学歴、職歴は在学中に取った資格やゼミの研究内容、大卒であれば卒論のテーマを記入するとよいと思います。
社会人としての生活経験が長い方の場合は、最終学歴から記入するのも見やすくアピールする方法でしょう。

（学歴と職歴の欄は１行空けるようにします。）

６．職歴も配属先の役職、前職での経験をアピールする内容が好ましいようです。
転職歴のある方は、今までに在籍した会社と職務内容を書きます。

７．転職などで退社した場合の詳しい理由は書く必要はありません。
自分の都合で退職した場合は「一身上の都合により退職」、会社の都合で退職した場合は「会社都合により退職」と書けば十分です。
また、現在会社に在籍しながら就職活動中なら「現在に至る」と書き、既に退職の予定が決まっている場合には「○○月末退職予定」と書けばよいでしょう。

８．資格、免許の記入については、基本的にはすべて記入してよいのですが、講習を受ければ誰でもとれるような簡単な資格は逆効果になりかねないので、避けるのが無難でしょう。
また、履歴書を提出する先が求めている人材に必要な資格を記入する方がアピール度が高くなるでしょう。

９．項目の空欄も意欲を疑われるので、現在資格を持っていない人は勉強中の資格を記入するとよいと思います。

１０．最後に、志望動機を記入しますが、もっとも難しい部分ですよね。
どの会社にも当てはまる当たり障りのない内容よりも、その会社でなければならない理由や、この会社にとってプラスになると感じられる内容の方が好印象になるでしょう。
一般的な内容としては、希望する勤務地や職種を書きますが、もし、将来的にはこのような仕事をやってみたい、という希望があれば書いた方がアピール度は上がると思います。

以上、簡単ですが履歴書の書き方を説明してみました。

出来上がった履歴書は、面接に備えてコピーしておくのがよいと思います。

【参考サイト紹介】

サイト名：履歴書の書き方と履歴書のダウンロード講座
URL：http://www.cngcms.com/

株式会社DYMが運営するこちらのサイトでは、具体的な履歴書の書き方をサンプルの履歴書を使って詳しく説明していますし、履歴書と職務経歴書の書式を無料でダウンロードできます。

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在職証明書は、その職場で働いていることを証明する文書になります。
職場から発行されるため信頼性があり、保証人になる場合や転職など、さまざまな場合に利用されています。
在職証明書は会社で用紙を用意している場合は、その通りに書けばよいですが、そうでない場合には自分で書式を用意することになります。
履歴書のように決まったフォーマットというものはないようです。
サンプルを用意しましたので、使用するソフトウェアに合ったものをダウンロードしてご利用下さい。

・在職証明書（PDF）
・在職証明書（Word2003）

この他にも、罫線のあるものなど、色んなフォーマットのものをインターネットでダウンローでできますので、必要な方は検索してみてください。
明確な決まりというものはありませんが、在職証明書には

１．氏名
２．生年月日
３．現住所
４．採用年月日
５．職務内容とその社での地位

が基本的な内容になります。
公的な証明書には元号が使われるので、生年月日、採用年月日にも元号を使用するようにします。
このほか、在職証明書を要求する相手の要望に沿った文が必要になることがあるので、この場合は特記、あるいは追記と書いた後に続けて書くとよいでしょう。
在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、自筆の証明書を求められる場合もあるので、提出先により要求される書き方に注意しましょう。
これらを記入した後、会社に提出することで証明印を押してもらえます。
この印が押されることで、在職証明書として利用可能になります。
会社側から在職証明書の使用理由を求められる場合があると思います。
これは強制されることではないでしょうが、出来るだけ書き込むようにした方がよいでしょう。
英文の在職証明書が必要になることもあると思いますが、その場合は上記書式を英訳してください。
また、元号は西暦に変更し、さらに外国では印鑑よりサインを重視するので、どちらを必要とするかを確認しておいた方がよいでしょう。

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退職願は現在勤めている会社を辞めたい、という意思を伝えるために書くものですが、仕事を辞める際にはその後の引継ぎなど、会社の都合を考えて退職願を出す前に辞意を伝えておくことが重要になります。
その際は必ず直属の上司に、できるだけ１ヶ月以上前に伝えるようにしましょう。
辞意を伝えたら退職願を書くことになります。
その会社の書式や所定の用紙があればそれを利用し、なければ白無地の便箋を用意して、それに自筆します。
黒の万年筆やサインペンを使用し、ないとは思いますが間違っても鉛筆は使用しないようにしましょう。
次に、退職届の書き方を説明します。

・退職願（PDF）
・退職願（Word2003）

１．表題は｢退職願｣とします。（退職届としてもかまいません。）
２．書き出しは行末に「私事」又は「私議」と書きます。
３．退職理由は「一身上の都合」とし、具体的なことは書かないようにします。
４．退職日や提出日は上司と相談した際に決めた日付にしますが、特に提出日は会社によって決まりがあったりするのでよく確認しておきます。
５．部署と自分の氏名を書く際、社長の氏名より下になるように書くのが礼儀です。
６．氏名の下に捺印します。
７．宛名は代表取締役（社長）で、敬称は｢殿｣（※）になります。
８．市販の無地の封書を使用し、表に「退職願」と書きます。
９．所属部署と氏名は裏に記入します。

※ネットを検索すると、「様」としている書式も見かけます。
どちらがいいのか、exciteの国語辞書で「どの」を検索してみると、
大辞林 第二版 （三省堂）
〔古くは、「関白―」「清盛入道―」など、かなり身分の高い人に付けても用いた。現在では、目下に対してや事務的・公式的なものに用いることが多く、少なくとも、目上に対しての私信にはほとんど用いない〕
ということで「事務的・公的なもの」であって「私信」ではないことから、「殿」が多く使われているのかと思います。

以上の要領で、退職届を書いたら最後に間違いがないかもう一度チェックをして、上司に手渡しで提出します。（不在の場合でも、デスクの上に置いたり、同僚に頼んだりせず直接手渡ししましょう。）
退職願は会社に保管されるものなので、丁寧に書くことを心がけて下さい。
また、必ずコピーをとっておきましょう。

念書ということを聞かれたことはありますか？
念書は、いろんな約束事を証明するために作成されます。
自動車事故の示談や不倫、借金の踏み倒し等、後々のトラブルに備えて、決めたことを約束どおり実行することを相手に書かせるのが一般的でしょうか。
念書を書く、といっても実際にどう書けばいいのかがわからない人も多いと思います。
さまざまな状況で使われる念書には、決まった形はありません。
しかし、一定のルールに基づいて作られたサンプルが用意されていますので、そこに必要最低限の記載さえしてあれば念書として成立します。
それでは、基本的な記載事項は何かということですが、

１．まず必要なのが表題です。
｢念書｣のほかにも｢誓約書｣等、状況によって表題が変わることもあるでしょう。

２．次に必要なのが約束の履行者の氏名、履行される者の氏名、履行する年月日、場所、内容になります。
この内容を出来るだけ詳しく、法的に問題がないように作らないと証明として成立しませんので注意が必要です。
例えば、法定金利をオーバーした借金の念書は当然無効となります。

３．念書の作成日を書き、最後に署名と捺印になります。

簡単な約束ごとであれば署名だけでも念書として成立しています。
あなたが、念書に法的効力を持たせたいなら双方の同意の上の捺印が重要になります。
文書としての念書はこれで完成しますが、脅迫、強要して書かせた念書は当然無効となります。
あくまでも念書は双方同意の上で作成されていなければならないのです。
そのほか、自動車事故の際に、動揺して判断能力が鈍った状態で書いた念書にも「錯誤」による無効となることがありますから、その場で安易に念書は書かないのが賢明です。
念書を裁判で利用する場合もありますが、無効となる場合もある上、効力もそれほど強くありません。
もし、あなたが念書に法的な効力を持たせたいのであれば、公証人役場で公正証書にしましょう。
公正証書は公文書なので、例えば、債務者が約束した債務の支払をしなかったような場合でも、裁判所の判決などは不要で、すぐに強制執行手続きに移ることができるのです。
ただし、公正証書にするにしても、記載内容を法的に問題の内容に作成し、公証人役場で手続きをする必要があるので、専門の行政書士に相談されるのがベストだと思います。

【参考サイト】
サイト名：行政書士検索サイト　TOP行政書士
URL：http://www.top-pg.jp/

「行政書士検索サイト　TOP行政書士」では、登録している全国の行政書士から、自分が住んでいる地域の行政書士事務所のサイトを検索することができます。
地域によって、登録件数が少ない場合もありますが、単なるタウンページ的な使い方ではなく、サイトのある事務所を検索できるので、電話したり訪問したりする前に業務内容や費用などをチェックできて便利だと思います。

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嘆願書とは、嘆願する内容を記載した書面のことをいいます。
嘆願書を提出する状況を考えてみると、例えば、行政や会社等に生活環境の問題を改善することを要求する場合が考えられます。
その他、刑事事件の減刑の嘆願書を被害者に書いてもらうケースもあるでしょう。
嘆願書の書式として記載する内容は、

１．表題は○○に関する嘆願書という風に内容のわかるものにするか、単純に「嘆願書」としても問題ありません。
２．提出日
３．宛名
４．嘆願者の住所、氏名と捺印
５．嘆願の内容をわかりやすく記載します。

となります。
また、嘆願者は署名を集めて複数にする場合も多いですよね。
宛名が個人であればその人の名前を、会社や行政機関等であればその正式名称と代表者名を書き、敬称に｢殿｣を使用します。
嘆願の内容は、例えば

１．古くなった公園の遊具の補修あるいは撤去
２．見通しの悪い道路の改善
３．労働環境の改善
４．刑事事件において被告への厳罰を求める嘆願
５．刑事事件における減刑の嘆願書

など、色々なケースが考えられますよね。

減刑の嘆願書の場合は加害者ではなく被害者が書きます。
一例としては、交通事故等の刑事事件で加害者になってしまった際に、被害者側との示談が成立すれば裁判で有利になりますが、寛大な処置を求める旨の嘆願書を提出ることで更に有利になります。
実刑か執行猶予がつくかにかかわる事もあるので、できる限りもらうようにするとよいでしょう。
この場合の嘆願書の内容は、表題は「嘆願書」とし、署名に日時、検察庁あるいは裁判所の担当の宛名と被害者が加害者を許すという意思が表明された文が必要になります。
嘆願書をもらうのは、示談金を払うときがよいでしょう、逆に払った後だと相手も中々応じてくれなかったり、もらいにくくなることが考えられるので注意が必要です。

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始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こした時に、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです
会社等では、上司からの指示によって作成する文書です。
これに対して、自主的に書いたものは「詫び状」ということになります。
始末書に求められるものは、その件に関してどのように補償するのか、どれくらい反省しているのか、そして何より、始末書を書くことで同じ過ちを繰り返さないよう努力することを示すことにあります。
ですから、書く側はその意思が上司に伝わるように書く必要があるのです。
会社によって始末書の書式を用意していたりもしますが、それがない場合で、1から書く場合は何点かポイントがありますので、そこをおさえて書くようにします。

１．白地に罫線の入ったB5かA4の用紙を用意します。
２．黒インクのボールペンやサインペンで書きます。（鉛筆は厳禁です。）
３．まず、「始末書」の表題と不始末の内容を書きます。
４．不始末の原因と理由を、どういった経緯でその不始末に至ったかをわかりやすくまとめます。
５．その不始末の反省とお詫び、そして不始末を繰り返さないという誓約を書きます。
この部分は、上司が始末書を書かせる主な目的になるので出来るだけ簡潔に、かつ詳しくまとめるようにします。
６．最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書いておきます。

以上が大事なポイントですが、気をつけておきたいのは、始末書を書く事案に関して他の人にも責任があったとしても、

１．本件については○○にも責任があって
２．○○が××したことが発端となって（原因となって）

等と、決してその責任を追及するようなことを書かないことです。
それは、始末書には懲罰的な意味合いもあるためです。
言い訳や責任逃れと取れるようなことは書かないことが大事なポイントになります。

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こうして改めて個人で書く機会があると思われる書式を調べてみると、自分では書いたことのない書式もあって、中々難しいものだというのを実感しました。
また、「殿」「様」の使い分けについても、今回調べてみるまでは知りませんでした。
特に内容や書き方が重要な書式については、ネットを活用して、できることならその書式が使われた実際のケースなどを調べて、慎重に書くようにしたいものです。

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日々の仕事の中では、賃貸契約書、議事録、稟議書など色々な書式を使用することと思います。
私個人のことを考えてみても、個人的に必要な手続きの類は現在では殆どオンライン化されているために、書式を使用して手書きということは殆どなく、大部分が仕事に関するものになっています。
そこで、このカテゴリーで仕事に使われる書式について調べてみることにしました。

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どの会社でも、従業員に昇給・昇進・出向・転籍・転勤・配属異動等を命じる場合には辞令を交付しますよね。
辞令は、交付することが法律で義務づけられている書類ではありませんが、会社としての意向を伝える際に命令文書として、書面で交付するのが一般的です。
会社が社員や関係者に行なう強制力のある命令書、という意味合いの文書です。
ある意味で会社の立場を明確にするするためのシステムですので、多少厳しくも威厳のある文面であることが要求されます。
その辞令の書式として好ましいのは、的確に簡素なものと言えるでしょう。
辞令は連絡文書ではなく、命令文書ですから、誰に、いつから、何を命じるのかを分かりやすく伝える必要があるからです。
辞令の種類には、社員採用辞令、退職辞令、配置転換辞令、支店・出張所などへの転勤辞令、配属決定辞令、出張辞令、系列会社（転職）辞令、転籍辞令、昇格・昇給の辞令などがあります。

基本的な書式としては、画像のように辞令という見出しのあとに、○○○殿という宛名を明記します。
本文は、いつからどのような事を命じているのかを明記したら、最後に代表取締役（社長）の名を添えるようにます。
会社としての命令文書ですから、代表取締役（社長）の名で発するということです。
また、辞令には基本的に、用件のみ記載しますが辞令を受ける者（受令者）の士気を高めるために「活躍を期待します」「今後もなお一層精励されることを切望します」等の励ましや期待の言葉をそえることもあるのです。
ただ、いきなり辞令を交付することは稀で、辞令に先立って受令者に対して近いうちに辞令が交付される旨が通知されることの方が多いようです。
また、就業規則違反や職務上のミスが原因で、辞令を発する場合でも、辞令そのものにはその理由等は記載されておらず、通常は辞令を出す理由等は、辞令とは別の文書で通知されています。

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雇用契約書というのは従業員を採用するとき、雇用契約書や労働条件通知書などの書類で、その従業員の労働条件などを明確にするためのものです。
時々ニュースで従業員とトラブルになった会社の報道を見かけますが、この場合は大抵この労働条件をあいまいなままで採用していることが多いのではないかと思います。
賃金や労働時間などの労働条件を明示するための雇用契約書の発行は、労働基準法第15条で義務付けられていて、実際には

（１）労働契約の期間（解雇の事由を含む）
（２）就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
（３）始業・就業の時刻、休憩時間、休日、休暇、並びに労働者を二組以上に分けて交代勤務させる場合の就業時転換に関する事項
（４）賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払いの時期、昇給に関する事項
（５）退職に関する事項

この5項目になります。
また、次にあげる事項は、使用者がこの定めをする場合にだけ明示しなければならない事項です。

・退職手当の適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算と支払いの方法の時期に関する事項
・退職手当を除く臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
・労働者に負担させるべき食費、作業用品等に関する事項
・安全及び衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰及び制裁に関する事項
・休職に関する事項

従業員を採用する際は、トラブル防止と信頼関係の構築のため、雇用契約書を交わしましょう。もし、書式に悩んでしまうようならインターネットで「雇用契約書　書式」で検索してみて下さい。
雇用契約書の書式・雛形やテンプレートがたくさん見つかります。

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事業所で労働者を雇用する場合には、各事業所ごとに日雇いの労働者を除いた

・正社員
・パートタイマー
・アルバイト

など各労働者について、労働者名簿を調製しなければならなりません。
これは、労働基準法第107条及び労働基準法施行規則第53条1項に、次のように規定されています。

労働基準法第107条
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。

労働基準法施行規則第53条1項
第53条 　法第107条第1項 の労働者名簿（様式第19号）に記入しなければならない事項は、同条同項 に規定するもののほか、次に掲げるものとする。
1 性別
2 住所
3 従事する業務の種類
4 雇入の年月日
5 退職の年月日及びその事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）
6 死亡の年月日及びその原因

万が一、

・労働者名簿を調製しなかった
・必要な事項について記入漏れがあった

場合には、労働者名簿調製義務違反となり、30万円以下の罰金となります。（労働基準法施行規則第120条第1項1号）
そうなると社会的な信用も失いかねません、労働者名簿は必ず調製するようにしましょう。
労働者名簿の書式についてですが、特に決まった書式というものはないので、労働基準法に定められている記載事項が明記されていれば、労働者名簿として成り立ちます。
労働者名簿に記載しなければならない事項といいますのは、

（１）労働者の氏名
（２）生年月日
（３）履歴
（４）性別
（５）住所
（６）従事する業務の種類
（７）雇入れの年月日
（８）退職の年月日及びその事由（解雇の場合はその理由）
（９）死亡の年月日及びその原因

以上9項目です。（労働基準法施行規則第53条第1項）
なお、従事する業務の種類については、使用する労働者の数が30人未満の場合は、記入する必要はないと規定されています。（労働基準法施行規則第53条第2項）
また、労働者が例えば婚姻し氏名が変わったり、記入しなければならない事項に何らかの変更があった場合には、遅滞なく労働者名簿の記載内容を訂正する必要があります。
ちなみに、労働者名簿や賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類については、3年間の保存期間が義務づけられています。（労働基準法第109条）
労働者名簿には、決まった書式はありませんので、作成は比較的簡単にできるはずですが、記載すべき事項をきちんと明記して、必ず調整するようにしましょう。

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賃貸契約書は不動産物件の賃貸契約に欠かせない書類ですよね。
アパートやマンション、駐車場や店舗などの物件に関して、家主と借主の間で交わす約束事を記したものが賃貸契約書です。
賃貸契約書は必ず２通作成して、家主が１通、借主が１通保管します。
なお、この賃貸契約書と引き換えに、敷金（から費用を差し引いた残金）を返還するという内容になっている場合もあると思いますので、借主がその物件を退去するまで、なくさずに持っていなければなりません。
通常は、不動産管理会社が家主と借主との間に入って賃貸契約書を交わす、というのが一般的です。
この賃貸契約書を作成する上での書式は、特に決まったものはありません。
しかし、国土交通省が賃貸契約書の雛形として作成した「賃貸住宅標準契約書」があります。
この「賃貸住宅標準契約書」と「標準契約書のポイント」については、国土交通症のサイトに記載されています。

賃貸住宅標準契約書について

この「賃貸住宅標準契約書」というのは、賃貸借契約をめぐる紛争が耐えない中で、それを防止することを目的とし、借主の居住の安定及び貸主の経営の合理化を図ることを十分に考慮したうえで作成されたものですから、内容が明確にされていて、かつ合理的な賃貸契約書のモデルといえるでしょう。
もし、賃貸契約書の書式をどのようにするか悩んでしまったら、 「賃貸住宅標準契約書」を参考にするのもひとつの方法です。
賃貸契約書に明記したほうがよい事項は、

（１）建物の名称、所在地
（２）住戸部分
（３）付属施設
（４）賃貸借期間
（５）賃料（支払期限・振込先）
（６）共益費、敷金の性質
（７）貸主及び管理人
（８）借主及び同居人
（９）禁止・制限される行為
（１０）契約期間満了・契約解除について

などになります。
これらが明記されていれば、書式にこだわる必要はなく、賃貸契約書として成立します。
借主の立場からすると、契約書で特に注意してチェックしたいのは金銭面ですよね。
賃貸のトラブルで多いのは

・敷金
・更新料
・仲介手数料

などです。
借主は賃貸契約書はしっかりチェックします。
トラブルを未然に防ぐためにも、貸主は金銭に関する事項を細かく記載した方がよいかもしれません。

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ビジネスの現場において、議事録を作成する機会は意外に多いものなのです。
議事録の作成は、ビジネスマンのひとつのスキルであるとも言われているのをご存知でしょうか。
議事録とは、打ち合せや会議の内容を記録に残しておくためのものです。
このほかにも

・会議の参加者が討議内容や今後の課題などを改めて確認しあうこと
・会議に参加していない関係者へ会議の内容を書面で連絡するため

に用いられたりします。
そういったことから考えますと、議事録の書式で留意しなければならないは

『内容を正確に記録すること』

これに尽きます。
そのためにも、議事録を作成した場合には、配布する前に一度関係者に内容をチェックしてもらうようにしましょう。
その際には、分かりにくいところがないか、あるいは内容に間違いないか、などを確認しておくことが大切です。
議事録の書式には、決まったものがあるわけではありません。
議事録を作成するときには、必要な事項を簡潔にまとめること、これがポイントです。
簡潔にまとめるということで、通常の議事録は箇条書きで作成されることが多いのです。
議事録に記載した方が良い事項は以下の項目が考えられます

（１）日時
（２）場所
（３）出席者氏名
（４）議題
（５）討議内容の経過
（６）討議の結果（決定したことと、まだ話し合っている事項を区別して書きます）

これらの事項は、最低議事録には必要だと思われる項目です。
簡潔明瞭に記録するようにし、できれば、箇条書きにするなどして、見やすくなるよう工夫しましょう。
議事録は、会議の種類などにより、若干書き方に違いがありますが、基本のフォーマットを修正して使えば、議事録を効果的に作成することができます。
事前に決まった議事録の書式を作っておけば作成が楽になるということです。

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稟議書（りんぎしょ）という書類がについて調べてみました。
会社に勤めているビジネスマンなら良くご存知のものだと思います。
一応、稟議書が何かと言うところからご説明します。
稟議書とは、会社によっては起案書と呼ぶ場合もあるようですが、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出する文書です。
簡単にいうと、例えば

１．会社の経費を利用して購入したい物があるとき
２．あるいは何らかのイベント、行動を行いたい場合

などに、その決定権のある上司や責任者に提出する書類のことです。
つまり、稟議者は会社の経費を使ってもいいかどうかの許可のお伺い、というわけです。
ここで問題になるのは、稟議書の書式です。
当然自分の上司に提出するわけですから、きちんとした書式で書きたいところです。
しかし、それを想定してのことと思いますが、稟議書の場合、特定の書式フォームを設けている会社も多いようです。
ですから、その書式に従って稟議書の作成を行なえば、さほど難しくはないでしょう。
念のために、明記すべき事項について説明します。
稟議書には、

１．件名
２．理由
３．目的
４．予算

などの項目を簡潔に書くようにします。
決裁をする上で必要と思われる資料があれば準備したするようにします。
例えば、

１．詳しい比較検討書
２．参考となる技術資料
３．また実行計画書
４．概算見積書
５．物品の購入に関する場合はカタログなど

これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。
稟議書本文は、できるだけ簡潔にまとめて書くことをお勧めします。
というのも、多忙な経営者の時間を節約することができるからです。
長くともＡ４用紙で２～３枚程度に収め、起案内容の補足説明部分として添付書類を参照してもらう、という方法が一番よいようです。

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ある事件や事故、不祥事が発生した場合に作成する書類としては、先に書きました始末書があります。
始末書は、不始末の原因・理由と内容を記載し、不祥事に対する謝罪と反省を表した上で、最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書きます。
一方、顛末書は事実関係を時系列で詳細に記載して、なぜそのような事態が、どのような経緯で起こったかを書き、例え当事者であったとしても、始末書のように謝罪やお詫び、反省の文言を書く必要はありません。
それでは、顛末書（てんまつしょ）の書式について解説してみます
その前に、顛末書とは何かと言うことを少し説明しますと、事件や事故、トラブル、あるいは不祥事などの一部始終を記録した書面のことです。
基本的に、何か事が起こった後にそれが解決してから、その内容が明確になった時点で詳細を客観的な立場の当事者以外の第三者が、その事実の原因や責任の所在など、もろもろの事実を報告する目的で書かれるのが顛末書です。
会社によっては事件や事故、トラブル、不祥事の報告を全て顛末書とするところもあるのですが、実際には、細かく切り分けた方がよいでしょう。
次に、顛末書の書式について考えてみます。
顛末書の書式としては、トラブルが起こった状況の説明がきちんと事実に基づいて書いてあるかどうかが重要になります。
なぜなら、処分や対策を決定する経営幹部や管理者が信頼できる報告書であるべきなので、公平で正確な内容でなくてはならないからです。
更に、その経験を今後に生かすための貴重な資料にもなりますから、できれば写真や書類などを添付した方がよいでしょう。
では、具体的な書式について説明します。

１．まず見出しは「顛末書」とします。
２．宛名を「株式会社　○○本社　御中」などとします。
３．そして、自分の氏名をフルネームで書きます。
４．顛末書の本文の項目としましては、
　　（１）トラブルの経緯と状況
　　（２）事後の経緯
　　（３）結果としての被害や損害、それによって起こった問題
　　（４）責任の所在や加害者および責任者への損害賠償請求などの対応策
　　（５）所見および結論（今後の対策案など）

などを記載します。
なお、顛末書は始末書とは異なり、場合によっては今後の資料としての面もありますから、手書きである必要はありません。

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先に説明しました、稟議書について、パソコンの購入についての稟議書の書き方を考えてみます。
まずは日付と起案者の氏名に捺印をします。
題名はストレートに、「パソコンの購入について」と書きます。
本文は簡潔に、「表記物件について下記により購入いたしたくお伺い申し上げます」のように書きます。
そして、前回の説明した内容をベースに、

１．理由
２．商品名
３．メーカー名
４．購入先
５．購入数
６．金額な

ど必要事項を書きます。
この中で、承認してもらうためにもっとも大切な事項は、理由です。
「パソコンがあればこれだけ結果が残せます」という内容より、「パソコンがなくて今これだけ困っています」の方が切実で、承認されやすいかもしれません。
私の妻が職場で使っていたパソコンはメモリが1GBしかなく、主にグラフィクスソフトで仕事をしているのですが、動作が遅かったり、最悪の場合はフリーズして作成中のデータが失われたり、大変だったようで、その点をアピールしたら増設してもらえた、と言っていました。
稟議書は書式にこだわるよりも、いかに承認してもらえるかに神経を注ぐべきです。
勤め先に稟議書の書式がないのなら、インターネットを「稟議書」「稟議書 書式」「稟議書 テンプレート」「稟議書 フォーマット」などの検索語で検索すればでたくさんの書式を見つけることができます。
書式のサンプルやテンプレートをダウンロードして使ってもいいですし、見るだけでも稟議書作成の参考になると思います。
オリジナルの書式で作成するのなら、ぜひサーチエンジンとテンプレートや開設のサイト活用してください。