主に個人で使用する書式 Archive

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こうして改めて個人で書く機会があると思われる書式を調べてみると、自分では書いたことのない書式もあって、中々難しいものだというのを実感しました。
また、「殿」「様」の使い分けについても、今回調べてみるまでは知りませんでした。
特に内容や書き方が重要な書式については、ネットを活用して、できることならその書式が使われた実際のケースなどを調べて、慎重に書くようにしたいものです。

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始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こした時に、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出するものです
会社等では、上司からの指示によって作成する文書です。
これに対して、自主的に書いたものは「詫び状」ということになります。
始末書に求められるものは、その件に関してどのように補償するのか、どれくらい反省しているのか、そして何より、始末書を書くことで同じ過ちを繰り返さないよう努力することを示すことにあります。
ですから、書く側はその意思が上司に伝わるように書く必要があるのです。
会社によって始末書の書式を用意していたりもしますが、それがない場合で、1から書く場合は何点かポイントがありますので、そこをおさえて書くようにします。

１．白地に罫線の入ったB5かA4の用紙を用意します。
２．黒インクのボールペンやサインペンで書きます。（鉛筆は厳禁です。）
３．まず、「始末書」の表題と不始末の内容を書きます。
４．不始末の原因と理由を、どういった経緯でその不始末に至ったかをわかりやすくまとめます。
５．その不始末の反省とお詫び、そして不始末を繰り返さないという誓約を書きます。
この部分は、上司が始末書を書かせる主な目的になるので出来るだけ簡潔に、かつ詳しくまとめるようにします。
６．最後に寛大な処置のお願いや、社内規定に従う旨を書いておきます。

以上が大事なポイントですが、気をつけておきたいのは、始末書を書く事案に関して他の人にも責任があったとしても、

１．本件については○○にも責任があって
２．○○が××したことが発端となって（原因となって）

等と、決してその責任を追及するようなことを書かないことです。
それは、始末書には懲罰的な意味合いもあるためです。
言い訳や責任逃れと取れるようなことは書かないことが大事なポイントになります。

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嘆願書とは、嘆願する内容を記載した書面のことをいいます。
嘆願書を提出する状況を考えてみると、例えば、行政や会社等に生活環境の問題を改善することを要求する場合が考えられます。
その他、刑事事件の減刑の嘆願書を被害者に書いてもらうケースもあるでしょう。
嘆願書の書式として記載する内容は、

１．表題は○○に関する嘆願書という風に内容のわかるものにするか、単純に「嘆願書」としても問題ありません。
２．提出日
３．宛名
４．嘆願者の住所、氏名と捺印
５．嘆願の内容をわかりやすく記載します。

となります。
また、嘆願者は署名を集めて複数にする場合も多いですよね。
宛名が個人であればその人の名前を、会社や行政機関等であればその正式名称と代表者名を書き、敬称に｢殿｣を使用します。
嘆願の内容は、例えば

１．古くなった公園の遊具の補修あるいは撤去
２．見通しの悪い道路の改善
３．労働環境の改善
４．刑事事件において被告への厳罰を求める嘆願
５．刑事事件における減刑の嘆願書

など、色々なケースが考えられますよね。

減刑の嘆願書の場合は加害者ではなく被害者が書きます。
一例としては、交通事故等の刑事事件で加害者になってしまった際に、被害者側との示談が成立すれば裁判で有利になりますが、寛大な処置を求める旨の嘆願書を提出ることで更に有利になります。
実刑か執行猶予がつくかにかかわる事もあるので、できる限りもらうようにするとよいでしょう。
この場合の嘆願書の内容は、表題は「嘆願書」とし、署名に日時、検察庁あるいは裁判所の担当の宛名と被害者が加害者を許すという意思が表明された文が必要になります。
嘆願書をもらうのは、示談金を払うときがよいでしょう、逆に払った後だと相手も中々応じてくれなかったり、もらいにくくなることが考えられるので注意が必要です。

念書ということを聞かれたことはありますか？
念書は、いろんな約束事を証明するために作成されます。
自動車事故の示談や不倫、借金の踏み倒し等、後々のトラブルに備えて、決めたことを約束どおり実行することを相手に書かせるのが一般的でしょうか。
念書を書く、といっても実際にどう書けばいいのかがわからない人も多いと思います。
さまざまな状況で使われる念書には、決まった形はありません。
しかし、一定のルールに基づいて作られたサンプルが用意されていますので、そこに必要最低限の記載さえしてあれば念書として成立します。
それでは、基本的な記載事項は何かということですが、

１．まず必要なのが表題です。
｢念書｣のほかにも｢誓約書｣等、状況によって表題が変わることもあるでしょう。

２．次に必要なのが約束の履行者の氏名、履行される者の氏名、履行する年月日、場所、内容になります。
この内容を出来るだけ詳しく、法的に問題がないように作らないと証明として成立しませんので注意が必要です。
例えば、法定金利をオーバーした借金の念書は当然無効となります。

３．念書の作成日を書き、最後に署名と捺印になります。

簡単な約束ごとであれば署名だけでも念書として成立しています。
あなたが、念書に法的効力を持たせたいなら双方の同意の上の捺印が重要になります。
文書としての念書はこれで完成しますが、脅迫、強要して書かせた念書は当然無効となります。
あくまでも念書は双方同意の上で作成されていなければならないのです。
そのほか、自動車事故の際に、動揺して判断能力が鈍った状態で書いた念書にも「錯誤」による無効となることがありますから、その場で安易に念書は書かないのが賢明です。
念書を裁判で利用する場合もありますが、無効となる場合もある上、効力もそれほど強くありません。
もし、あなたが念書に法的な効力を持たせたいのであれば、公証人役場で公正証書にしましょう。
公正証書は公文書なので、例えば、債務者が約束した債務の支払をしなかったような場合でも、裁判所の判決などは不要で、すぐに強制執行手続きに移ることができるのです。
ただし、公正証書にするにしても、記載内容を法的に問題の内容に作成し、公証人役場で手続きをする必要があるので、専門の行政書士に相談されるのがベストだと思います。

【参考サイト】
サイト名：行政書士検索サイト　TOP行政書士
URL：http://www.top-pg.jp/

「行政書士検索サイト　TOP行政書士」では、登録している全国の行政書士から、自分が住んでいる地域の行政書士事務所のサイトを検索することができます。
地域によって、登録件数が少ない場合もありますが、単なるタウンページ的な使い方ではなく、サイトのある事務所を検索できるので、電話したり訪問したりする前に業務内容や費用などをチェックできて便利だと思います。

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退職願は現在勤めている会社を辞めたい、という意思を伝えるために書くものですが、仕事を辞める際にはその後の引継ぎなど、会社の都合を考えて退職願を出す前に辞意を伝えておくことが重要になります。
その際は必ず直属の上司に、できるだけ１ヶ月以上前に伝えるようにしましょう。
辞意を伝えたら退職願を書くことになります。
その会社の書式や所定の用紙があればそれを利用し、なければ白無地の便箋を用意して、それに自筆します。
黒の万年筆やサインペンを使用し、ないとは思いますが間違っても鉛筆は使用しないようにしましょう。
次に、退職届の書き方を説明します。

・退職願（PDF）
・退職願（Word2003）

１．表題は｢退職願｣とします。（退職届としてもかまいません。）
２．書き出しは行末に「私事」又は「私議」と書きます。
３．退職理由は「一身上の都合」とし、具体的なことは書かないようにします。
４．退職日や提出日は上司と相談した際に決めた日付にしますが、特に提出日は会社によって決まりがあったりするのでよく確認しておきます。
５．部署と自分の氏名を書く際、社長の氏名より下になるように書くのが礼儀です。
６．氏名の下に捺印します。
７．宛名は代表取締役（社長）で、敬称は｢殿｣（※）になります。
８．市販の無地の封書を使用し、表に「退職願」と書きます。
９．所属部署と氏名は裏に記入します。

※ネットを検索すると、「様」としている書式も見かけます。
どちらがいいのか、exciteの国語辞書で「どの」を検索してみると、
大辞林 第二版 （三省堂）
〔古くは、「関白―」「清盛入道―」など、かなり身分の高い人に付けても用いた。現在では、目下に対してや事務的・公式的なものに用いることが多く、少なくとも、目上に対しての私信にはほとんど用いない〕
ということで「事務的・公的なもの」であって「私信」ではないことから、「殿」が多く使われているのかと思います。

以上の要領で、退職届を書いたら最後に間違いがないかもう一度チェックをして、上司に手渡しで提出します。（不在の場合でも、デスクの上に置いたり、同僚に頼んだりせず直接手渡ししましょう。）
退職願は会社に保管されるものなので、丁寧に書くことを心がけて下さい。
また、必ずコピーをとっておきましょう。

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在職証明書は、その職場で働いていることを証明する文書になります。
職場から発行されるため信頼性があり、保証人になる場合や転職など、さまざまな場合に利用されています。
在職証明書は会社で用紙を用意している場合は、その通りに書けばよいですが、そうでない場合には自分で書式を用意することになります。
履歴書のように決まったフォーマットというものはないようです。
サンプルを用意しましたので、使用するソフトウェアに合ったものをダウンロードしてご利用下さい。

・在職証明書（PDF）
・在職証明書（Word2003）

この他にも、罫線のあるものなど、色んなフォーマットのものをインターネットでダウンローでできますので、必要な方は検索してみてください。
明確な決まりというものはありませんが、在職証明書には

１．氏名
２．生年月日
３．現住所
４．採用年月日
５．職務内容とその社での地位

が基本的な内容になります。
公的な証明書には元号が使われるので、生年月日、採用年月日にも元号を使用するようにします。
このほか、在職証明書を要求する相手の要望に沿った文が必要になることがあるので、この場合は特記、あるいは追記と書いた後に続けて書くとよいでしょう。
在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、自筆の証明書を求められる場合もあるので、提出先により要求される書き方に注意しましょう。
これらを記入した後、会社に提出することで証明印を押してもらえます。
この印が押されることで、在職証明書として利用可能になります。
会社側から在職証明書の使用理由を求められる場合があると思います。
これは強制されることではないでしょうが、出来るだけ書き込むようにした方がよいでしょう。
英文の在職証明書が必要になることもあると思いますが、その場合は上記書式を英訳してください。
また、元号は西暦に変更し、さらに外国では印鑑よりサインを重視するので、どちらを必要とするかを確認しておいた方がよいでしょう。

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就職や転職の際には履歴書が必要となりますよね。
この履歴書は、自分をまず最初にアピールするための重要な書類になりますから、いい加減に書くべきではありません。
履歴書で企業の第一印象は良くも悪くもなる可能性があるからです。
そこで、履歴書作成における注意点やポイントを調べてみたので、まとめてみましょう。

１．字の苦手な人でも極力手書きで書きましょう。
パソコン等で書いた履歴書も増えて（逆にパソコンで作成した履歴書を好む企業もあります）いますが、下手でも丁寧に書いた字の方が採用担当者も好感が持てるようですよ。
パソコンで履歴書を作った場合でも、手書きを求める企業もあるので用意しておく方がいいでしょう。

２．小さい字は見辛いし、頼りない印象になるので、見やすい大き目の字を心がけます。

３．誤字脱字は厳禁です。
間違えた場合は消して書き直したりしないで、新しい履歴書を書きます。

４．写真も第一印象として大事なものですから、写真屋で撮ってもらう方がいいです。
画質もよく、その分印象もよくなります。
撮影では明るい顔を心がけ、服装は濃い色のスーツを着るのがよいでしょう。

５．学歴、職歴は在学中に取った資格やゼミの研究内容、大卒であれば卒論のテーマを記入するとよいと思います。
社会人としての生活経験が長い方の場合は、最終学歴から記入するのも見やすくアピールする方法でしょう。

（学歴と職歴の欄は１行空けるようにします。）

６．職歴も配属先の役職、前職での経験をアピールする内容が好ましいようです。
転職歴のある方は、今までに在籍した会社と職務内容を書きます。

７．転職などで退社した場合の詳しい理由は書く必要はありません。
自分の都合で退職した場合は「一身上の都合により退職」、会社の都合で退職した場合は「会社都合により退職」と書けば十分です。
また、現在会社に在籍しながら就職活動中なら「現在に至る」と書き、既に退職の予定が決まっている場合には「○○月末退職予定」と書けばよいでしょう。

８．資格、免許の記入については、基本的にはすべて記入してよいのですが、講習を受ければ誰でもとれるような簡単な資格は逆効果になりかねないので、避けるのが無難でしょう。
また、履歴書を提出する先が求めている人材に必要な資格を記入する方がアピール度が高くなるでしょう。

９．項目の空欄も意欲を疑われるので、現在資格を持っていない人は勉強中の資格を記入するとよいと思います。

１０．最後に、志望動機を記入しますが、もっとも難しい部分ですよね。
どの会社にも当てはまる当たり障りのない内容よりも、その会社でなければならない理由や、この会社にとってプラスになると感じられる内容の方が好印象になるでしょう。
一般的な内容としては、希望する勤務地や職種を書きますが、もし、将来的にはこのような仕事をやってみたい、という希望があれば書いた方がアピール度は上がると思います。

以上、簡単ですが履歴書の書き方を説明してみました。

出来上がった履歴書は、面接に備えてコピーしておくのがよいと思います。

【参考サイト紹介】

サイト名：履歴書の書き方と履歴書のダウンロード講座
URL：http://www.cngcms.com/

株式会社DYMが運営するこちらのサイトでは、具体的な履歴書の書き方をサンプルの履歴書を使って詳しく説明していますし、履歴書と職務経歴書の書式を無料でダウンロードできます。

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仕事や日常の生活の中で、いろんな書式を使用する機会があります。
そんな書式の中でも、書くときに必要な知識がないとその効果が発揮できなかったり、相手に不快感を与えたり、場合によっては法的に効果がない、などの結果を招く書式もあります。
そこで、このカテゴリーでは日常の生活の中で書く機会があると思われる、いろいろな書式について、書くときに注意すべき点や具体的名か書き方について、ネットで調べたことをまとめてみます。